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Politique de confidentialité


POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

 

Version du : 05/12/2023

 

Préambule

 

La société AMH ANTONELLE MANAGEMENT HOLDING, SARL au capital de 10 200 000 euros, dont le siège social est situé au 100 avenue du Général Leclerc, 93500 Pantin, immatriculée au RCS de Bobigny sous le numéro 483 162 855 (ci-après désignée « Kookai » ou « Nous ») attache une grande importance à la confidentialité des données de ses utilisateurs sur Internet.


La présente politique de confidentialité (la « Politique ») mise en place par Kookai s’applique à l’ensemble des services proposés aux personnes utilisant ou naviguant (ci-après les « Utilisateurs » ou « vous ») sur le site www.kookai.fr (ci-après le « Site »).


La Politique a pour objet de vous informer sur la façon dont sont traitées vos Données personnelles collectées à travers les services accessibles depuis notre Site, dans le strict respect des dispositions législatives et réglementaires en vigueur, notamment la Loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée (ci-après la « LIL »), ainsi que le Règlement européen sur la protection des données du 27 avril 2016 (le « RGPD »).

 

La Politique s’applique exclusivement à la navigation et à l’utilisation du Site par les Utilisateurs, à l’exclusion de tout site tiers. 

 

Kookai se réserve le droit de modifier à tout moment cette Politique afin de refléter, par exemple, des modifications relatives aux Traitements mis en œuvre ou pour d’autres raisons légales ou réglementaires. La date présente en haut de cette Politique est la date de dernière mise à jour.


  1. Définitions

 

Les termes mentionnés ci-dessous ont, dans la présente Politique, la signification suivante :

 

  • « Cookies et traceurs » : un “cookie” est une suite d’informations, généralement de petite taille et identifié par un nom, qui peut être transmis à votre navigateur par un site web sur lequel vous vous connectez. Votre navigateur web le conservera pendant une certaine durée, et le renverra au serveur web chaque fois que vous vous y reconnecterez.

 

  • « Client » : désigne tout Utilisateur de plus de 18 ans procédant à une Commande de Produit sur le Site.

 

  • « Commande » : désigne achat réalisé par le Client sur le Site.

 

  • « Compte » : désigne l’espace dédié à l’Utilisateur associé à l’ensemble des Données personnelles fournies par l’Utilisateur, hébergé sur le Site.

 

  • « Donnée personnelle » : désigne toute information permettant d’identifier directement ou indirectement la Personne concernée. 

 

  • « Délégué à la protection des données » ou « DPO » désigne le délégué à la protection des données du Responsable de traitement.  Le DPO a pour mission d’informer, de conseiller et de contrôler la conformité de Kookai dans la réalisation des différentes opérations de Traitements. Le DPO fait office de point de contact (i) vis-à-vis des Personnes concernées pour tous sujets relatifs aux Traitements de Données personnelles effectués par Kookai ou l’exercice de leurs droits, (ii) vis-à-vis de la CNIL dans le cadre de sa mission de coopération, (iii) vis-à-vis des autres DPO nommés par les éventuels Sous-traitants.

 

  • « Personnes concernées » : désigne les personnes concernées par les Traitement réalisés par Kookai en tant que responsable de traitement. Dans le cadre de la Politique, les Personnes concernées sont les Utilisateurs et les Clients. 

 

  • « Produits » : désigne l’ensemble des produits commercialisés par Kookai sur le Site. 

 

  • « Responsable de traitement » : désigne la personne morale qui détermine les finalités et les moyens du Traitement.

 

  • « Sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale, autorité publique, service ou autre organisme que le Responsable de traitement qui traite les Données personnelles pour le compte du Responsable de traitement. 

 

  • « Traitement/Traiter » : désigne toute opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des Données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement), effectuée pour le compte et selon les instructions de Kookai.

  1. Identité et coordonnées du Responsable de traitement

 

Les Données personnelles des Personnes concernées sont collectées et traitées par Kookai en sa qualité de Responsable du traitement. 

 

Pour toute question, vous pouvez contacter Kookai :

  • Par voie postale à AMH ANTONELLE MANAGEMENT HOLDING, 100 avenue du Général Leclerc, 93500 PANTIN ;
  • Par email : relationclient@kookai.fr

 

III. Coordonnées de notre DPO

 

Pour toutes les demandes, y compris d’exercice de droits, relatives aux Données personnelles des Personnes concernées, celles-ci peuvent joindre le DPO :

 

  • Par mail : dpo@kookai.fr ; et/ou
  • Par courrier : AMH ANTONELLE MANAGEMENT HOLDING, DPO, 100 avenue du Général Leclerc, 93500 PANTIN

 

IV. Quand collectons-Nous vos Données personnelles ?


Nous sommes susceptibles de collecter vos Données personnelles lorsque vous utilisez les services mis à votre disposition sur le Site, notamment : lors de la création de votre Compte sur notre Site, lorsque vous procédez à une Commandes, lorsque vous nous envoyez une demande ou requête, lorsqu’après avoir recueilli votre consentement, vous choisissez de recevoir nos lettres d’information (« Newsletter »), des offres promotionnelles ou commerciales de Kookai ou de ses partenaires commerciaux… (ci-après les « Services »).

V. Pourquoi utilisons-Nous vos Données personnelles et sur quelles bases légales ?

 

Nous collectons uniquement les Données personnelles nécessaires pour les finalités explicites et déterminées ci-dessous :

 

  • La gestion du fonctionnement et de l’amélioration du Site, la fourniture d’une meilleure expérience Utilisateur
  •  

    Notamment, ce Traitement nous permet de vous proposer des produits ou des services susceptibles de vous intéresser. 

     

    Base légale 

    Notre intérêt légitime à garantir le meilleur niveau de fonctionnement du Site et à vous fournir des Services de qualité afin de répondre à vos besoins, en se basant sur les caractéristiques de votre profil d’Utilisateur et votre navigation. 

    Votre consentement lorsque celui-ci est requis.

     

  • La gestion des Comptes
  •  

    Le Traitement relatif à la gestion des Comptes comprend l’inscription des Utilisateurs et la création de leurs Comptes.

     

    Base légale

    L’exécution d’un contrat.

    Votre consentement lorsque celui-ci est requis.

     

  • La gestion des Commandes 
  •  

    Le Traitement relatif à la gestion des Commandes correspond au suivi du processus de Commande.

     

    Base légale

    L’exécution d’un contrat.

     

  • La gestion des paiements 
  •  

    Le Traitement relatif à la gestion des paiements comprend le paiement des Produits commandés, le suivi de la facturation, la tenue des registres comptables et des justificatifs légaux.

     

    Base légale

    Notre obligation légale découlant des articles L102 B et suivants du Livre des procédures fiscales.

     

  • L’envoi des actualités et offres commerciales de Kookai et/ou de nos partenaires 

  • Le Traitement relatif à l’envoi d’actualités et offres commerciales vise à vous adresser des offres de Kookai et/ou de nos partenaires.

     

    Base légale

    Notre intérêt légitime (promotion des Services de Kookai)

    Votre consentement à recevoir de telles offres lorsque cela est nécessaire, et notamment pour l’envoi des offres et autres informations commerciales. Lorsque vous remplissez un formulaire d’inscription, il peut vous être proposé de recevoir des offres commerciales de Kookai ou de ses partenaires. Vous devez exprimer clairement votre consentement en cochant une case qui confirme, le cas échéant, votre accord. 

     

  • Gérer et répondre à vos questions et demandes de contact
  •  

    Le Traitement relatif à la gestion des demandes et réclamations des Utilisateurs comprend le traitement des demandes, notamment sur les livraisons de nos produits, la réponse aux demandes, le suivi des demandes, et le suivi informatif. 

     

    Base légale

    L’exécution d’un contrat ou l’exécution de mesures précontractuelles. 

     

  • La gestion de votre participation à des enquêtes, sondages ou jeux-concours
  •  

    Base légale

    Le Traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat auquel vous adhérez.

     

  • La gestion des demandes de droits issus du RGPD et de la LIL
  •  

    Le Traitement couvre les opérations nécessaires au suivi des demandes de droits adressées par les Personnes concernées : qualification de la demande, investigations, réalisation d’opérations techniques spécifiques. 

     

    Le Traitement ne concerne que les cas où Kookai agit en qualité de responsable de traitement. 

     

    Base légale 

    Notre obligation légale découlant du RGPD et de la LIL.

     

    VI. Quelles Données personnelles collectons-Nous ? 

     

    Kookai est susceptible de collecter les catégories de Données personnelles suivantes :

     

    Traitements

    Données personnelles collectées

    La gestion du fonctionnement et de l’amélioration du Site, la fourniture d’une meilleure expérience Utilisateur

    • Les Données personnelles collectées via les Cookies et traceurs présents sur notre Site : adresse IP, type de système d’exploitation, type de terminal, page de provenance, type et version du navigateur utilisé, date et heure de connexion, votre localisation au moment de la connexion, données de navigation (rubriques/Produits que vous avez consultés, durée de votre visite), données relatives à votre comportement en ligne (temps passé sur le Site, les offres et contenus avec lesquels vous interagissez…

    La gestion et la réponse à vos questions et demandes de contact

    • Nom, prénom ;
    • Adresse email ; 
    • Numéro de téléphone ;
    • Adresse postale. 

    La gestion des Comptes

    • Nom, prénom ;
    • Adresse email ;
    • Adresse postale.

    La gestion des Commandes

    • Nom, prénom ;
    • Adresse email ;
    • Numéro de téléphone ;
    • Adresse postale.

    La gestion des paiements

    • Données de paiement ;
    • Données nécessaires à l’établissement de factures. 

    L’envoi des actualités et offres commerciales de Kookai et/ou de nos partenaires 

    • Adresse email.

    La gestion de votre participation à des enquêtes, sondages ou jeux-concours

    • Nom, prénom ;
    • Coordonnées (adresse email, numéro de téléphone) ;
    • Genre ;
    • Date de naissance ;
    • Statut marital.

    La gestion des demandes d’exercice de droits

    • Nom, prénom ; 
    • Adresse email ; 
    • Le cas échéant, copie d’un justificatif d’identité. 

     

    VII. Qu’en est-il des données de connexions et des Cookies et traceurs ?

     

    Kookai fait usage sur son Site de données de connexion (date, heure, adresse Internet, protocole de l’ordinateur du visiteur, page consultée) et de Cookies et traceurs permettant de vous identifier, de mémoriser vos consultations, et de bénéficier de mesures et statistiques d’audience du Site, notamment relatives aux pages consultées. 

     

    En fonction des finalités, les Utilisateurs peuvent consentir, refuser ou choisir le dépôt de certains types de cookies sur leurs terminaux. 

     

    Pour en savoir plus sur les cookies (comment les gérer, les supprimer, les identifier), vous pouvez consulter le site internet de la CNIL : http://www.cnil.fr/Vos-droits/Vos-traces/les-cookies/#c5554 

     

    VIII. Qui peut accéder à vos Donnée personnelles ? 

     

    Dans la limite de leurs attributions respectives et pour les finalités rappelées à l’article V, les principales personnes qui seront susceptibles d’avoir accès à vos Données personnelles sont les suivantes :

    • Le personnel habilité de Kookai ; 
    • Le personnel habilité des entités du groupe AMH ; 
    • Les prestataires de services chargés de la gestion et de l’hébergement du Site, soumis à une obligation de confidentialité ;
    • Les prestataires chargés de la gestion du paiement, soumis à une obligation de confidentialité ;
    • Le cas échéant, le personnel habilité de nos Sous-traitants ;
    • Le cas échéant, les autorités de justice ou autorités administratives, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, sociétés de recouvrement de créances… ; 
    • Les tiers susceptibles de déposer des cookies sur vos terminaux lorsque vous y consentez. 


    En cas de cession d’activité, nous pourrions être amenés à communiquer vos Données personnelles à l’acheteur. 



    Vos Données personnelles ne sont communiquées, échangées, vendues ou louées à aucune autre personne que celles mentionnées ci-dessus sans votre consentement exprès, préalable et conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables.

     

    IX. Vos Données personnelles sont-elles transférées en dehors de l’Union européenne ? 

     

    Les Données personnelles que Nous collectons sont par principe traitées au sein de l’Union Européenne, principalement en France. 

     

    Exceptionnellement, au regard de la nature de notre activité, Kookai est susceptible de transférer vos Données personnelles vers des pays extérieurs à l’Union Européenne, dans le strict respect du RGPD et de la doctrine des autorités de régulation.


    Lorsque le pays importateur des données n’offre pas un niveau de protection adéquat des Données personnelles au regard des critères de la Commission européenne, ces transferts se font sur la base des clauses contractuelles types validées par la Commission européenne.

     

    X. Données personnelles des mineurs

     

    Nous ne collectons pas volontairement de Données personnelles de personnes âgées de moins de 15 ans. Des données de navigation relatives à des mineurs de moins de 15 ans peuvent être collectées, sans possibilité pour Kookai de s’y opposer. Les informations ne peuvent être collectées lors d’un achat en ligne que si le Client plus de 18 ans. Un système de vérification de l’âge de l’acheteur est mis en place dans le module de Commande.


    L’inscription à la newsletter est permise aux personnes de moins de 15 ans. Seule l’adresse e-mail est alors collectée. 

     

    XI. Combien de temps conservons-Nous vos Données personnelles ?

     

    La durée de conservation de vos Données personnelles varie en fonction de la finalité du Traitement.

    En tout état de cause, nous conservons vos Données personnelles pendant la durée strictement nécessaire pour les finalités poursuivies, synthétisées dans le tableau ci-après.

     

    Traitements

    Durée de conservation des Données personnelles

    La gestion du fonctionnement et de l’amélioration du Site, la fourniture d’une meilleure expérience Utilisateur

    Les Cookies et traceurs commerciaux peuvent être déposés sur le terminal des Personnes concernées pour une durée maximale de 13 mois


    Les informations collectées par l'intermédiaire de Cookies et traceurs sont conservées pour une durée maximale de 25 mois

    La gestion et la réponse à vos questions ou demandes de contact

    Les Données personnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire pour le Traitement de la demande puis stockées en archivage intermédiaire pendant trois (3) ans à l’issue de la relation contractuelle avec Kookai, ou pendant trois (3) ans après le dernier contact avec Kookai

    La gestion des Comptes

    Les Données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec Kookai puis stockées en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription en vigueur (5 ans).

    La gestion des Commandes

    Les Données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle avec Kookai puis stockées en archivage intermédiaire pendant la durée de prescription en vigueur (5 ans à des fins de preuve). 

    La gestion des paiements

    Les Données personnelles collectées dans le cadre de paiement par carte bancaire peuvent être conservées à titre de preuve pendant une durée de 13 mois suivant la date de débit (15 mois pour les cartes de paiement à débit différé)

     

    Les Données personnelles relatives au PAN et cryptogramme visuel ne sont pas stockées et les Données relatives à la date d’expiration sont supprimées à compter de ladite date d’expiration

     

    Les données comptables sont conservées 10 ans 

    L’envoi des actualités et offres commerciales de Kookai et/ou de nos partenaires 

    Les Données personnelles sont conservées jusqu’au retrait du consentement de la Personne concernée ou, le cas échéant, pendant toute la durée de la relation contractuelle, puis stockées en archivage intermédiaire pendant 3 ans à l’issue de la relation contractuelle, ou pendant 3 ans après le dernier contact avec Kookai

    La gestion de votre participation à des enquêtes, sondages ou jeux-concours

    Les Données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire pour la réalisation de l’objectif de l’enquête/du sondage/du jeu concours, et au maximum pendant 3 ans à compter de la collecte

    La gestion des demandes d’exercice de droits

    Les Données personnelles sont conservées pour toute la durée nécessaire au traitement de la demande, puis stockées en archivage intermédiaire pour la durée de prescription pénale applicable (6 ans) 


    En cas de communication de copie de pièce d’identité, elle peut être conservée pendant 1 an après réception de la demande

     

    XII. Quelles mesures de sécurité mettons-Nous en œuvre pour protéger vos Données personnelles ?

     

    Kookai s’engage à mettre en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles adéquates afin d’assurer la sécurité des Traitements et la confidentialité de vos Données personnelles.

     

    A ce titre, Kookai prend les précautions utiles, au regard de la nature de vos Données personnelles et des risques présentés par les Traitements pour en préserver la sécurité (protection physique des locaux, procédé d’authentification des internautes avec accès personnel et sécurisé via des identifiants et mots de passe confidentiels, chiffrement de certaines données,…).


    Nous exigeons également de nos prestataires le respect de mesures de sécurité au moins équivalentes aux nôtres.



    XIII. Comment pouvez-vous exercer vos droits ? 

     

    En application du RGPD et de la LIL, vous pouvez demander :

    • La communication d’une copie de vos Données personnelles et les informations relatives aux Traitements vous concernant (droit d’accès) ;
    • La rectification et la mise à jour de vos Données personnelles inexactes, incomplètes, équivoques, périmées (droit de rectification) ;
    • L’effacement de vos Données personnelles (droit à l’effacement ou « droit à l’oubli »), sauf lorsque le respect d’une autre obligation légale s’y oppose ;
    • La limitation du Traitement de vos Données personnelles (par exemple, lorsque l'exactitude de vos données personnelles est contestée) (droit à la limitation) ;
    • L’opposition au Traitement de vos Données personnelles (droit d’opposition). Vous pouvez notamment vous opposer à l’envoi de newsletters en cliquant sur le lien de désinscription présent en bas de la newsletter ;
    • La communication de vos Données personnelles, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et afin qu’elles soient transmises à un autre responsable du traitement et ce, pour les Traitements effectués à l’aide de procédés automatisés pour lesquels vous avez donné votre consentement (droit à la portabilité) ;
    • Le retrait de votre consentement lorsque le Traitement de vos Données personnelles est fondé sur celui-ci ;
    • A ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ; aucune prise de décision de ce type n’est actuellement appliquée par Kookai ;
    • Donner des directives sur le sort de vos données après votre décès et choisir que Kookai communique (ou non) ces Données personnelles à un tiers que vous aurez préalablement désigné. 

     

    Ces droits peuvent être exercés auprès du DPO de Kookai, par simple demande par courrier électronique à l’adresse dpo@kookai.fr ou par courrier à l’adresse : KOOKAI, DPO, 110 bis avenue du Général Leclerc 93500 Pantin – en précisant clairement l’objet de votre demande.

     

     Si nous avons un doute sur l’identité de la personne effectuant la demande ou si nous éprouvons des difficultés nous pourrons vous demander de nous transmettre une photocopie d’une pièce d’identité pour établir votre identité. 


    Vous pouvez également adresser une réclamation ou une plainte auprès des autorités de contrôle et notamment de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) si vous estimez que nous n’avons pas satisfait dans les conditions et délais légaux à l’une de vos demandes.